Jasmine van den Berg,
Client Service Specialist HR:
'Ik ben de hele dag in gesprek met klanten'

Jasmine werkt voor een organisatie die de salarisverwerking voor bedrijven uitvoert en
HR/salarispakketten aanbiedt waarmee bedrijven hun eigen salarisverwerking kunnen doen.
Haar functie binnen dit bedrijf is “Client Service Specialist HR”.

‘Wij ondersteunen kleine, middelgrote en grote bedrijven in verschillende sectoren dagelijks via de telefoon en de e-mail. De vragen van onze klanten variëren van de inrichting (vb. een overurenregeling) tot aan de verwerking van HR-zaken (vb. verlof en verzuim) in onze systemen. Daarnaast probeer ik onze klanten altijd iets extra’s aan informatie mee te geven zodat klanten niet onverwachts voor verassingen komen te staan. Uiteraard blijft er ook altijd tijd over om te lachen met de klant.’

Een dag op kantoor
Klanten kunnen ons zowel per e-mail als telefoon bereiken. Mijn werkweek is verdeeld in telefoon- en e-maildiensten. Kort voor het starten van mijn werkdag komen mijn collega’s en ik als team bij elkaar voor onze dagstart (een soort mini-overleg). Tijdens zo’n dagstart wisselen we informatie met elkaar uit over de nieuwtjes van verschillende producten binnen onze organisatie en bespreken we cases die ons de vorige dag of week opvielen. Op deze wijze houden we elkaar scherp om optimaal te kunnen voorzien in de behoefte van onze klanten.

Wanneer ik e-maildienst heb, start ik mijn dag met het beantwoorden van de langst wachtende vragen en werk op deze wijze de e-mails weg. Hierbij speel ik klantsituaties na in onze systemen om mogelijke oorzaken te achterhalen en tegelijkertijd oplossingen te bedenken. Het leuke hiervan is dat ik regelmatig schakel met andere systemen, collega’s en afdelingen voordat ik de klant uiteindelijk bericht met de beste oplossing.

Spin in het web
In mijn werk moet je snel kunnen schakelen! Het ene moment ben ik bezig met het beantwoorden van e-mails terwijl ik het andere moment bijschakel met de telefoondienst om klanten snel van dienst te kunnen zijn. Tegelijkertijd ben ik sparringpartner voor andere collega’s en leg ik de focus op het efficiënter en effectiever maken van producten binnen de organisatie. Alles bij elkaar zorgt ervoor dat er geen één dag hetzelfde is en dat mijn functie erg gevarieerd is. De tijd vliegt voorbij..

Communicatie
Wanneer de telefoon gaat, blijft het altijd spannend. Wie heb ik aan de andere kant van de lijn? Kan ik daar een grapje mee maken of spreek ik deze persoon formeel aan. Elke klant heeft zo zijn eigen gebruiksaanwijzing en die probeer ik altijd uit. De kunst is dan ook om te spelen met woordkeuzes en de manier waarop je de klemtoon op woorden legt. Ik heb hier zelf geen training voor gevolgd, maar leer "on the job" van mijn collega’s. Daarnaast heb ik zelf mijn bachelor en master gehaald in Human Resources waarbij communicatie skills en mensenkennis hoog in het vaandel staan.

Al met al een leuke, gevarieerde functie waarbij je de gehele dag in gesprek bent!'