Kim Nanlohy, Directie Assistente:
'Ik ben de schakel tussen werknemers en directie'

Kim Nanlohy werkt sinds 2006 bij haar huidige werkgever, een middelgroot accountantskantoor met zo’n 50 werknemers. In die periode beklom ze de carrièreladder: secretaresse, directiesecretaresse en sinds vorig jaar is zij directie assistente. Kim: ‘Ik sta klaar voor de directie en neem waar mogelijk werk van hen over.’

Daarnaast is Kim ook verantwoordelijk voor Marketing en vervult ze een coördinerende rol voor het secretariaat. ‘En ik ben er ook voor mijn collega’s als er privé of zakelijk iets speelt. Ik ben de schakel tussen werknemers en directie. Ik heb geen formele vertrouwenspositie, maar mensen weten me te vinden als er iets is. Het is voor hen vaak makkelijker om het aan mij te vertellen dan ermee naar de directie te gaan. Het boeit mij enorm hoe mensen hun werkplek ervaren. Als iemand niet blij is of als iemand graag iets wil, maar deze persoon wordt niet gezien of gehoord, dan wil ik daar heel graag iets aan doen. Met zoveel mensen kan de directie nu eenmaal niet alles zien. Dan is het fijn als je een paar extra ogen en oren hebt die dat wel kunnen. Natuurlijk kabel ik lang niet alles door. Ik vraag altijd wel aan de mensen of ze willen dat ik actie onderneem. En als dat binnen mijn mogelijkheden ligt, zal ik dat ook doen. Vind ik dat een situatie schadelijk kan zijn voor het kantoor, dan neem ik gelijk actie richting de directie. Dit kantoor is mijn eerste prioriteit.’

Je carrière zit flink in de lift. Hoe is dat zo gegaan?
‘Ik begon hier als secretaresse. Ik nam de telefoon aan, schonk koffie in, ontving bezoek, typte brieven, bond jaarrekeningen in, noem maar op. Maar in 2008 had ik dat wel gezien en besloot ik via kantoor een trainingsprogramma te volgen om te achterhalen waar mijn talenten lagen. Daaruit bleek dat de rol van directiesecretaresse goed bij mij past. Die opleiding had ik ook gevolgd, op dit kantoor hadden ze nog geen directiesecretaresse en zo viel alles op zijn plek. Kort daarna fuseerde ons kantoor met een andere accountantsorganisatie. Bij dat traject was ik nauw betrokken en daar leerde ik enorm veel van. We zijn nu bezig om onze medewerkers “klaar te stomen” voor het jaar 2020. Dat doen we bijvoorbeeld door hen aan allerlei trainingen te laten deelnemen en bijeenkomsten te organiseren. Dat hele, best intensieve, traject begeleid ik samen met mijn directeur. Daarom veranderde mijn titel vorig jaar van directiesecretaresse naar directieassistente. Dat dekt de lading beter. Ik zie het bedrijf steeds verder groeien en veranderen, maar ik zie ook de mensen veranderen. En vooral dat vind ik zo gaaf!’

Hoe ziet jouw dag er ongeveer uit?
‘Elke dag is anders, maar laat ik vandaag beschrijven. Het eerste dat ik elke dag doe, is mijn altijd uitpuilende mailbox checken. Ik krijg via de mail allerlei verzoeken, van het aanvragen van een subsidieverklaring voor trainingen, tot welk nieuws op social media terecht moet komen. Vervolgens had ik vanmorgen overleg met een van de trainers, daarna at ik een gebakje omdat er een jarige was op onze loonafdeling. Dan maak ik ook meteen een praatje met de mensen daar zodat ik weet wat er speelt. Daarna plaatste ik samen met een collega ons nieuwe beleidsplan op ons intranet. Vervolgens had ik overleg met mijn directeur over allerlei lopende zaken, zoals de bezetting van ons secretariaat. Nu dit interview en daarna moet ik nog het een en ander regelen voor een bijeenkomst die we binnenkort organiseren, ga ik een aantal klanten benaderen die geïnterviewd gaan worden voor ons klantenmagazine, moet ik een offerte opstellen, zijn er facturen die ik moet afhandelen, ga ik trainingen inplannen voor medewerkers, nieuwe mobiele telefoons bestellen en de oude leegmaken, een overzicht maken van onze marketingkosten, kijken of de teksten op onze website moeten worden aangepast en moet ik ervoor zorgen dat ons ons oude archief wordt leeggehaald zodat ik die ruimte opnieuw kan inrichten. Alles loopt door elkaar, de hele dag door. Om overzicht te houden, maak ik elke week een lijst met dingen die wel of juist geen prioriteit hebben. En ja, het is echt heel veel, maar tot nu toe lukt het me wel om alles voor elkaar te krijgen.’

Welke opleiding heb je gedaan?
‘Ik heb de mavo gedaan en daarna de MBO-opleiding voor Directiesecretaresse. Daarna deed ik via de NCOI nog de MBO Plus-opleiding Personeelszaken. En natuurlijk trainingen en cursussen zoals time management en notuleren.

Waar word je vooral blij van?
‘Dat ik me met het geheel mag bezig houden. Zoals samen met de directie een beleidsplan ontwikkelen, trainingen uitzetten en beoordelen hoe mensen daarin zitten. Ik wil als het ware boven dit alles gaan staan zodat ik kan zien waar we als kantoor staan, waar we heen willen en hoe we dat gaan doen. Het is natuurlijk extra leuk als je ziet dat het ook daadwerkelijk lukt. Ik voel me het meest voldaan als ik kan bijdragen aan het succes van dit kantoor.’